在现代企业管理中，编码扮演了一个很重要的角色，在企业的研发、生产、采购、销售等各个环节，都需要采用规定的一个或者多个字符代码来表示一定的事与物，以便记录、传递、存储和处理，这一系列的字符代码的集合就是编码系统" title="编码系统">编码系统。
一、编码简介
任何一个企业的编码工作，都与企业的发展速度" title="发展速度">发展速度、企业规模有着直接关系。一般来讲，企业编码是伴随企业发展一步步建立起来的，而且企业规模越大，编码工作就越发重要。这是因为小企业的沟通成本相对不高，而且有其他手段弥补，如现场确认、多次沟通，了解彼此的表达习惯等等。如果企业规模较大，这些弥补手段均表现出一定的局限性，而且无效沟通的成本也会越来越大，建立科学企业编码体系的迫切性就越来越高。
企业建立编码体系的目的：
1、对事或物进行唯一的、无二意的标识；
2、表达事或物的某些特征；
3、提高计算机系统对事务的处理能力" title="处理能力">处理能力和速度；
4、促进信息体系的自动化；
5、便于各系统间进行信息的交换和数据的传递；
对企业而言，编码必须能够事或物进行唯一标识、表达事或物的特征；只有这样，产品的研发、生产、销售、采购等才能以编码作为替代，设计人员和管理人员就能够非常直观地从编码上获得产品的结构信息、特征信息以及其他隐含的信息，方便地进行产品查询和相似性设计。
二、编码包含的范围
完整的编码体系应该包含企业的每一个环节，在企业的日常事务处理中随处可以见到编码的身影，并非只是我们日常提到最多的物料编码、产品编码等，其实在生产、财务、仓库等很多部门也都有对应的编码体系。
1、物料编码规则（含产品、专用件、通用件、标准件）
2、文档命名规则
3、原材料编码规则
4、设备编码规则
5、办公设备编码
6、客户编码
7、企业员工编码
………………..
当然这些编码并不是全部都要在PDM进行管理，与PDM系统息息相关的主要是文档编码、产品编码、物料编码，也会涉及原材料编码、设备编码等范围，它们在PDM系统中的应用方式基本相同，稍后我们将集中介绍一种。
三、编码遵循的原则
企业的编码体制的制定，需要充分考虑企业自身对编码的需求，考虑到企业自身的特点，经过充分的调研，将企业自身的物料、文档、原材料等进行分类整理，从这些分类中总结规律形成编码结构。

1、唯一性：必须保证一个事或物仅赋一个代码，一个代码只反一个事或物; 在编码过程要尽所能避免一物多码或者一码多物的现象；

2、可扩性：代码结构能适应编码对象不断增加的需要，为可能的新编码留有足够的备用码; 充分考虑企业的长远发展，新的需求和新的业务的开展；

3、简洁性：编码位数在满足需要的前提下应尽可能最少，以增加识别速度，减少差错率，减少计算机处理时间和存储空间;

4、识别性：编码并不是要完整的表现是或物的所有特性，应尽可能反映编码对象的主要特征，以助于记忆并便于人们了解和使用；

5、适应性：代码设计应便于修改，以适应编码对象特征或属性以及其相互关系可能出现的变化;

6、稳定性：不宜频繁变动; 编码时要考虑其变化的可能性尽可能保持代码系统的相对稳定;

7、规范性：编码格式要规范化;以提高代码的可靠性，相同类型的对象，编码的格式近可能的相同；

在进行信息编码时，很难做到全部满足以上原则。但应尽量做到遵循唯一性、可扩性、适应性、稳定性等基本原则；并且信息代码一般具有识别、分类、排序、统计等功能。

四、与PDM相结合的企业编码
从企业自身看，很多企业在信息编码方面缺乏经验，在实际工作中简单套用传统工作模式，或者直接沿用国外的一些模式、套用其他企业的一些模式。
为便于人工解读，部分企业在编码中增加了大量的特征码（如图1），这种做法虽然让编码反应了更多的特性值，但导致信息系统对标识代码的基本要求唯一性、识别性和稳定性得不到保障，使计算机快速、准确的优点难以发挥。


图1
为了方便快速编码，部分企业在完全采用流水码的方式来进行编码（如图2），这种做法虽然提高了编码的效率，也提高了计算的计算和处理能力，但是却丧失了编码的识别性，企业推出了编码体系后，物料编码不科学，存在一物多码或者一码多物的情况，编码越用越乱。


图2
这两种极端的方式在企业信息化管理过程中，都或多或少给企业带来一系列的麻烦，企业信息化工程全面开展的时候，企业购买了很多信息化系统来满足实际的需求，在这些系统装备到这些企业中时，因为企业的编码体系的不合理，导致信息化的进展缓慢。
建立一套良好的编码体制，是为企业的全面信息化工程打下良好的基础，下面是分析一套企业的应用效果良好的编码体系（图3），从这个编码中采用不同编码字段进行区分，分别表示对象的不同特性

类别码对企业内部所有需要编码的事物进行统一的分类划分。

标识码则从事物特性的角度将同一类事物加以区分。

特征码并不仅仅表示事物的几何、形状、工艺、材料等特征信息，它是一种统称，还可以表达功能、用途、标准等信息。

流水码是相同特性值对象的区分依据。

辅助码则是为满足一些特殊情况而设置的，视具体情况进行取舍。



图3
在此编码中编码反映了对象的主要特征；对象编码体系满足唯一性、可扩展性" title="可扩展性">可扩展性、简单性、识别性。
五、几点建议
在外无统一标准，内无参考经验的前提下，一个企业到底如何构建适合自己的编码体系呢？笔者提出五方面建议。
1、体系化的构建企业编码，是编码工作的首要问题。
开展企业编码工作应尽可能全面了解企业的情况，才有可能搭建出一套合理的编码架构。体系化构建企业编码体系的好处，将避免编码实用性不足的问题，如一些公司的物料编码应该包括供应商的，而有些产成品编码应该包括生产工厂的，如果我们仅考虑物料，不考虑供应商、客户，就无法进行科学编码。
编码工作应以物料编码为重点，工作范围" title="工作范围">工作范围要涉及企业运作的所有基础信息和重复性工作，具体包括：物料（成品、半成品、原料）、供应商、客户、制造资源、仓库货位、人员、部门、物料批号、序列号、单据。
2、考虑企业运作技术条件，构建面向未来的企业编码体系。
不同的企业运作环境，如实施没实施企业ERP系统，对企业编码的要求也有较大差异。比如在手工条件下的机械业企业，物料的编码则应该包括成品编码，这样对于专用件是非常有用的，可以很容易通过产品码识别物料的用途，同时也可以反映出通用件之间的借用关系，即可以通过产品编码判断某款新产品是从哪款旧产品上借用来的。但如果对于已实施ERP系统的企业，上述好处就不存在了，这些工作均可以通过软件查询功能方便实现，此时物料编码再包涵成品编码就没有了实际价值。

3、从用户使用角度进行企业编码，才能真正意义上解决编码的实用性问题。

为保证企业编码的实用性，必须对各岗位涉及编码的工作内容与工作流程进行详细调研，在如何保证调研效果的问题上，咨询公司认为应该从两个方面来保证：组织方面，在编码小组的人员构成上，要考虑各相关部门的利益，编码人员应来自于各相关部门，并熟悉所属部门的业务，能够代表本部门利益，并协助编码小组进行编码需求调研工作；现场方面，必须深入现场进行调研，如何才算深入现场，我们认为应对具体的编码使用人员进行面对面的沟通，才有可能认识编码的可操作性。

4、认识到物料编码与顺序码的差异，这是企业编码中常常忽略的一个问题。

大部分企业对物料编码与顺序码的差异并不了解，常常混淆这两种码的根本性区别。

顺序码的管理意义是对某个特定成品或某个特定关键零部件的标识，利用该顺序号可对该成品或零部件进行生命周期内跟踪管理。顺序号在产品制造完成的一瞬间生成，在生命周期内进行应用。

物料编码则指的是某类物料的编码，在该类物料进入企业运作环境时产生。对于产成品与半成品来说，在生成样品时进行编制，对于物料，是进入企业物料清单时编制的。同样以汽车来说，物料编码则指的是某一类汽车车架，而非指的特定的某一个车架，所以说某个特定的车架，应该是有两个编码的，一是个车架类别号，即物料编码，一个是车架顺序号，指的是这个车架本身。
物料编码与顺序码的应用范围也是不同的，物料编码主要应用于BOM管理上，指的是某类物料，应用于该类物料的预测、采购、加工、销售、售后服务等环节，而顺序码仅应用于售后服务环节，在出厂时才登记生效。

5、注意直接用户的意见，并根据用户的意见进行调整。

任何一个工作，如果没有实践的检验，其可行性都是应该怀疑的，编码工作也是一样，无论我们调查的怎样仔细，考虑的怎样周全，在编码方案实施时，必定会面临许多实际问题，如何看待这些问题，如何根据这些问题进行调整，是影响编码成败的一个关键方面。

在对原方案的调整问题上，人们往往会走两个极端：一是固守己见，坚决不改；二是毫无主见，怎么说怎么改。这两种方式都是要不得的，第一种方式会使编码体系丧失易用性，第二种方式是编码本身的客观性、科学性丧失，其后果也是显而易见的。